Overcommuniceer helderheid – eenvoud als herhalende kracht

In complexe omgevingen als het sociaal domein is eenvoud geen verarming, maar een randvoorwaarde voor professioneel handelen. Helderheid geeft ruimte: ruimte om af te wegen, te prioriteren en verantwoordelijkheid te nemen. Veel bestuurders en directeuren van gemeenten, zorg-, onderwijs- of welzijnsinstellingen zullen zichzelf ongetwijfeld de volgende vraag hebben gesteld: “We hebben het toch duidelijk uitgelegd?”

Het antwoord is: misschien wel.

Maar een betere vraag is: “Hoe vaak heb ík het uitgelegd?”

In de praktijk blijkt dat medewerkers verschillend handelen, prioriteiten anders interpreteren of besluiten niet goed kunnen plaatsen. Dat ligt zelden aan onwil of onkunde. En vrijwel altijd ligt het aan onvoldoende overgecommuniceerde helderheid. De derde discipline van een gezonde organisatie draait precies hierom: niet nóg een visie ontwikkelen, maar de bestaande visie zo vaak, zo consistent en zo eenduidig als mogelijk communiceren dat er geen ruimte meer is voor (mis)interpretatie.

Helderheid ontstaat aan de top – maar leeft daaronder

Helderheid begint altijd bij het leiderschapsteam. Niet bij de afdeling communicatie, niet bij HR, niet bij de organisatiebrede campagne. Als het bestuur of directieteam niet volledig op één lijn zit over de kernvragen – waarom bestaan we, hoe gedragen we ons, wat doen we, hoe blijven we succesvol, wat is nu het belangrijkste, wie doet wat – dan is elke vorm van communicatie ruis.

En daar stopt het niet. Overcommuniceren is geen zendactiviteit van “de top naar de rest”. Het is een keten van leiderschap, waarin iedere schakel cruciaal is. Een herhaaldelijke beweging van omhoog naar omlaag en naar opzij hoort daarbij. Het vergt de wil en een lange adem om samen te (onder)zoeken, te nuanceren en aan te scherpen.

De rol van het leiderschapsteam: eenduidigheid zonder nuanceverlies

Voor bestuurders en directeuren vraagt deze discipline ook om iets ongemakkelijks: herhaling zonder vernieuwing. Sommige leiders hebben de neiging (“adrenaline-vooroordeel”) om na één of twee keer uitleggen door te willen naar het volgende thema. Medewerkers zijn dan pas net begonnen met luisteren.

Concreet betekent dit:

• Steeds opnieuw dezelfde kernboodschappen gebruiken, in dezelfde woorden
• Besluiten expliciet verbinden aan de organisatiedoelen (“Dit doen we omdat…”)
• Onderlinge verschillen van interpretatie eerst intern bij de kop pakken, niet in het openbaar

In het sociaal domein – waar waarden, professionele autonomie en maatschappelijke druk samenkomen – is deze consistentie extra belangrijk. Juist hier zoeken professionals houvast.

Het leidinggevend kader: vertalers én rolmodellen

De tweede laag (afdelingshoofden, managers, teamleiders) is vaak de meest onderschatte factor in deze discipline. Zij zijn geen doorgeefluik, maar betekenisgevers.

Hun opdracht is dubbel:

1. Vertalen van organisatiedoelen naar dagelijkse praktijk: “Wat betekent dit voor jouw caseload, jouw team, jouw keuzes morgen?”
2. Voorleven van de prioriteiten: waar zij tijd aan besteden, waar zij op sturen en wat zij laten liggen, communiceert meer dan welke memo ook.

Als deze laag niet actief meedoet aan het overcommuniceren van helderheid, ontstaat er een vacuüm. Medewerkers vullen dat vacuüm dan zelf, ook met aannames die haaks staan op het bestaansrecht of ‘de bedoeling’.

Staffuncties: versterkers

Communicatie, P&O en HR spelen een belangrijke, maar ondersteunende rol: staffuncties mogen helderheid nooit creëren, alleen versterken.

Dat vraagt om scherp rolbewustzijn:

• Communicatie zorgt voor consistent taalgebruik, herhaling via verschillende kanalen en aansluiting bij de leefwereld van medewerkers.
• P&O/HR borgt dat helderheid terugkomt in ‘mensprocessen’ (instroom, doorstroom, uitstroom): onboarding, leiderschapsontwikkeling, beoordelingsgesprekken, afscheidsprocedures, etc.
• HR-beleid toetst consequent: belonen we gedrag dat past bij wat we zeggen belangrijk te vinden? En wat doen we als het gedrag door een ondergrens schiet?

Zodra staffuncties boodschappen moeten repareren of nuanceren, is dat een signaal dat de helderheid aan de top nog onvoldoende is.

Overcommuniceren is geen overdrijven

Een veelgehoorde zorg is: “Wordt het dan niet te simpel?” Het antwoord is: ja, het wordt simpeler. En dat is precies de bedoeling.

Overcommuniceren van helderheid vraagt discipline, geduld en onderlinge scherpte. Maar het is precies deze discipline die organisaties in het sociaal domein helpt om rust, richting en vertrouwen te creëren.

Intern en extern, al het handelen in lijn met het bestaansrecht. Dan maken we ook de samenleving wat gezonder.

Wil je reageren op de blog of een gesprek ter kennismaking en verkenning van jouw vraagstuk? Dat kan via dit contactformulier of stuur een mail naar selmar@doorpakbv.nl