Klantcase: samen werken aan een professionele schoolcultuur

Een beschrijving van een waardevolle samenwerking die in juni 2022 wordt afgerond. Een ontwikkeltraject van twee jaar binnen de Sint Janschool in Hengelo (Ov) waarin hard is en wordt gewerkt aan succesvol teamwork en het creëren van een gezonde organisatie. Ofwel, een professionele schoolcultuur.

  • Over Sint Janschool
  • Vraag
  • Aanpak
  • Het verloop
  • Resultaten (klant aan het woord)

 

Over Sint Janschool

De Sint Janschool is een IKC, gevestigd in Hengelo (Ov.) en onderdeel van Symbio (voorheen Dr. Schaepmanstichting). Het team bestaat uit zo’n 45 medewerkers (leerkrachten, intern begeleiders, bouwcoördinatoren en ondersteunend personeel). De school is de laatste jaren gegroeid en bestaat inmiddels uit twee locaties. De hoofdlocatie aan de Oude Postweg met groepen 1 t/m 6. En locatie 2.0 aan de Sportlaan Driene voor de groepen 7 en 8.

 

Vraag

Directeur Annet Verlijsdonk is in januari 2019 gestart en kwam begin 2020 met een mooie hulpvraag bij ons terecht. “Ik ben nu een jaar directeur op deze basisschool en heb gemerkt – en ook al aangekondigd – dat er in de onderlinge communicatie iets gebeuren moet. En het is echt niet alleen kommer en kwel hoor. Ons onderwijs is echt goed en ouders zijn tevreden (uitzonderingen daar gelaten), maar de wijze waarop met elkaar gecommuniceerd wordt is niet altijd okee. Spanningen zijn soms voelbaar, maar worden  dan ook niet altijd uitgesproken. Ik wil daar iets mee, maar ik weet niet waar te beginnen. Ik ben zoekende in wanneer en waarop ik wel of niet iemand moet aanspreken op gedrag. En ik heb twee partijen uitgenodigd, waaronder jullie, want ik had via via over Doorpak BV gehoord”.

 

Aanpak

Wij zijn begonnen met het stellen van vragen die je als leidinggevende niet elke dag gesteld krijgt. Laat staan dat je er ooit écht bij hebt stilgestaan. Vragen over de huidige en gewenste situatie en (in onze optiek) de allesbepalende rol van voorbeeldgedrag.

  • Wat speelt en leeft er?
  • Waar loop je tegenaan?
  • Wat is jouw rol en persoonlijke uitdaging in dit geheel?
  • In hoeverre is het MT een team?
  • Hoe wordt er tegen jullie aangekeken?
  • Voel je je gesteund?

Ondermeer deze vragen hebben de ogen van Annet al gauw geopend. De conclusie – en van onze kant ook een voorwaarde – was: we gaan intensief met het leiderschapsteam aan de slag. Parallel daaraan betrekken we het volledige schoolteam door op studiedagen gericht de cruciale thema’s van teamwork de revue te laten passeren.

 

Het verloop

In april 2020 zaten we voor het eerst met elkaar aan tafel. In juni is vanuit de stichting groen licht gegeven op het trajectvoorstel voor het creëren van ‘een gezonde organisatie’. In augustus hebben we een kennismakings- en ontwerpsessie gepland met het MT om samen invulling te geven aan ‘een goede start’.

Die goede start kwam er, maar was ook roerig te noemen. Tijdens de eerste MT-sessie zijn de nodige kwartjes al gevallen. Het besef dat je als MT-lid verantwoordelijk bent voor hoe het er aan toe gaat in de organisatie, hoe je het wilt hebben en wat dat van je vraagt. Het besef ook dat leidinggeven voornamelijk bestaat uit coachen, managen, lastige gesprekken voeren en het begeleiden van energieke en effectieve overleggen. De reflectie daarop (wil ik dat? past mij dat?) heeft geleid tot een wisseling in het managementteam.

 

Vertrouwen vs. onkwetsbaarheid

De eerste studiedag, met alle medewerkers, werd gewijd aan vertrouwen als belangrijkste voorwaarde voor succesvol teamwork. Vertrouwen vs. wantrouwen, (on)kwetsbaarheid en psychologische veiligheid zijn onderwerpen die we niet schuwen. Sterker nog, daar starten we per definitie mee. Ongeacht de vraag of de samenstelling van een team of organisatie waarmee we de samenwerking aangaan. Deze thema’s vragen om zorgvuldigheid en helderheid (hoe willen we met elkaar omgaan).

Deze start heeft indruk gemaakt en veel teweeg gebracht in het team. Omdat er al een vertrouwenskwestie gaande was, kon ieder voor zichzelf bepalen hoe hier mee om te gaan. Helderheid kent natuurlijk plussen en minnen op persoonlijk vlak en toch geeft het ook een kader, een grens en daarmee ‘psychologische veiligheid’.

Ruimte voor conflict vs. kunstmatige harmonie

Vanuit een iets stevigere basis van vertrouwen hebben we vervolgens het thema ‘ruimte voor conflict’ geduid en zijn we daar ook mee aan de slag gegaan. Eerst in het MT, daarna tijdens een studiedag. Wederom een thema dat om zorgvuldigheid en helderheid vraagt. Om conflicten constructief bespreekbaar te maken zul je met elkaar het ongemak moeten opzoeken. Pas na het ongemak merk je dat er ook ruimte ontstaat, dat het tot opluchting leidt en perspectief biedt.

De werkvormen die we kiezen bij deze thema’s bieden een ieder, ondanks de grootte van het team, persoonlijk de ruimte om te kunnen delen en uit te spreken wat hij/zij ten aanzien van een kwestie dacht, voelde of nodig had. Dit klaart de lucht enorm en draagt direct bij aan het gevoel van veiligheid.

Commitment vs. vaagheid

De daarop volgende MT-sessie en studiedag hebben we het thema commitment centraal gesteld. Hoe gecommitteerd ben je (in houding en gedrag) aan de kernwaarden van de organisatie? Wat betekenen de waarden en hoe kun je ze uitdragen en uitstralen?

De kernwaarden ‘veiligheid, eigenaarschap en positiviteit’ hebben weer hernieuwde energie en waarde gekregen. Maar ook: hoe gecommitteerd ben je aan besluiten die worden genomen?

Verantwoordelijkheid vs. lage prestatiestandaard

Het een-na-laatste thema, als voorwaarde voor succesvol teamwork, is verantwoordelijkheid. Welke rol heb je, wat wordt er van je verwacht en kun/wil je daar verantwoordelijk voor zijn? Dit heeft er in het MT ondermeer toe geleid dat er een vorm is gevonden van duaal leiderschap.

In het team is vooral de door vele leidinggevenden gewenste feedbackcultuur ter sprake gekomen. Een cultuur waarin collega’s elkaar opzoeken om belangrijke zaken en genomen besluiten/afspraken bespreekbaar te maken. Een cultuur waarin de prestatiestandaard wordt gekenmerkt door het al of niet aangaan van deze gesprekken. En ja, daar heb je als leidinggevende dag in dag uit het voorbeeld in te geven.

Annet Verlijsdonk (directeur) en Petra Neuber (bouwcoördinator) geven samen leiding onder de noemer duaal leiderschap. Zij hebben hun verantwoordelijkheid genomen door allebei, gedurende het traject, de opleiding Doorpakken in teamwork te volgen.

Resultaat vs. ego en status

Tot slot: resultaat, als cruciale voorwaarde voor teamwork. Je hebt iets met elkaar te doen. Iets waar je je bed voor uitkomt en je mouwen voor opstroopt. In dit geval geven we graag het woord aan de klant. Wat heeft het ontwikkeltraject en de opleiding, naast wat hierboven staat beschreven, concreet opgeleverd aan resultaten?

 

Resultaten (klant aan het woord)

Annet: ”Ik heb het gehele ‘Doorpaktraject’ als zeer waardevol ervaren. Het heeft mij geleerd wat ik vooral zelf kan doen aan teamwork en hoe belangrijk de rol van leidinggevende is. Kwetsbaar opstellen, oncomfortabele gesprekken aan zijn voor mij eye openers geweest, tevens het feit dat je daar buikpijn van mag hebben! Hans en Selmar hebben mij regelmatig een spiegel voor gehouden en wisten de juiste, moeilijke vragen te stellen op een eerlijke manier. Zonder de begeleiding hadden we niet kunnen doen wat we nu gedaan hebben. Ver boven verwachting, dank!!”

 

Petra: ”Wat een reis! Bijzonder hoe een opleiding je kan helpen om inzicht te krijgen in jezelf en de wijze waarop je binnen een team kan bijdragen aan echt teamwork. Ik heb door de begeleiding van Hans en Selmar meer vertrouwen gekregen om mezelf kwetsbaar op te stellen en dat was zeker voor mij nog wel een uitdaging! De theorie van Patrick Lencioni is interessant, duidelijk en meteen bruikbaar in de praktijk. Samen met de andere deelnemers hebben we een mooie “reis” gemaakt. Iedereen is op zijn of haar eigen manier gegroeid in denken en handelen. Dit brengt voor iedereen persoonlijk en voor het teamwork zeker veel moois!

 

Marloes Uitslag (intern begeleider):

“Ruim 1,5 jaar geleden zijn we gestart met Doorpak BV, met het invullen van een meetinstrument, de CVI. Dit instrument, een persoonlijk profiel van waar je als van nature energie van krijgt, heeft inzicht gegeven in mijn kernwaarden en valkuilen. Door bewustwording van wat ik inbreng in het team en inzicht in wat ik nodig heb, kan ik nu beter functioneren in het MT. Ik pak eerder de dingen op die mij in mijn kracht zetten.

Hans en Selmar hebben ons geholpen om het vertrouwen in elkaar te vergroten en hebben duidelijkheid gegeven in ieders kracht. Hierdoor is ook de rolverdeling in het MT duidelijker geworden. De taken zijn niet alleen verdeeld omdat dit zo ‘moet’, maar omdat iedereen zo, vanuit ieders rol, meer in z’n kracht staat. 

Doorpak BV zet dingen in gesprekken op scherp, waardoor ik ben gaan nadenken waarom dingen gaan zoals ze gaan en of dit goed voelt voor mij. Zij laten geen onderwerp onbesproken en durven het ongemak aan te gaan. Dit levert veel duidelijkheid op. Dit maakt dat ik nu ook meer onderwerpen met mijn collega’s bespreek en meer ongemak aan durf te gaan. 

Doorpak geeft zelf het goede voorbeeld in helder communiceren, waardoor ik ook het belang hiervan in zie en waardoor het makkelijker is om dit over te nemen. 

De resultaten van alles waar Doorpak in geholpen heeft, zijn duidelijk aanwezig; de ruimte om feedback te geven is vergroot door een studiedag. Hierdoor krijg ik van teamleden nu feedback (wat ik eerder niet kreeg) en geef ik zelf ook eerder feedback aan collega’s. Ook is resultaat zichtbaar in het meer aangaan van ongemak, communiceer ik meer waardoor meer duidelijkheid ontstaat, heb ik meer vertrouwen gekregen in mijn eigen krachten en weet ik beter om te gaan met mijn valkuilen.”

 

De genoemde opleiding Doorpakken in teamwork is opgenomen in het schoolleidersregister. Thema: persoonlijk leiderschap. De herregistratiewaarde bedraagt 35 punten.

 

Mocht je vragen/opmerkingen hebben over deze klantcase, dan horen we dat graag. Wil jij ook een traject in het kader van ‘de gezonde organisatie’ en werken aan succesvol teamwork? Neem contact op, we reageren binnen drie werkdagen om een vrijblijvend en verkennend gesprek in te plannen.

Selmar Wesselink

selmar@doorpakbv.nl

06-22301018