Klantcase | professioneel ruzie leren maken

Een beschrijving van een teamontwikkeling die we in het voorjaar van 2022 deden. Drie sessies met het ketenoverleg sociaal domein (een team van managers uit het sociaal domein van Smallingerland gericht op het verder groeien als team en leren doorpakken in teamwork

  • Over gemeente Smallingerland en de keten sociaal domein
  • De vraag
  • De aanpak
  • Het verloop
  • Resultaten (klant aan het woord)

Over gemeente Smallingerland | Keten Sociaal Domein

Smallingerland; een gemeente in het oosten van de Nederlandse provincie Friesland met als hoofdplaats Drachten. De gemeente telt ongeveer 56.000 inwoners.

In de afgelopen periode zijn er flinke veranderingen geweest binnen de gemeentelijke organisatie en dus ook in de keten Sociaal Domein. Dit heeft tot gevolg gehad dat er kansen en nieuwe mogelijkheden ontstonden. Ook heeft het geleid tot onzekerheid en frustratie in de samenwerking.

Onder de noemer ‘De kracht van Smallingerland – onze sociale koers’ geeft de gemeente richting aan de toekomstige ontwikkelingen van het Sociaal Domein in Smallingerland. Achterliggend doel is om samenhang te brengen in de belangrijke maatschappelijke opgaven en de wettelijke taken: het herstellen van bestaanszekerheid, het vergroten van kansengelijkheid en het gemakkelijker maken van gezond leven. Binnen de keten Sociaal Domein ligt de opdracht om dit uit te voeren in verschillende teams. Het ketenoverleg is het team van managers van deze teams

 De vraag

We zijn een relatief ‘jong’ leiderschapsteam qua samenstelling, dat verantwoordelijk is voor het aansturen van de keten (lees; organisatieonderdeel) Sociaal Domein. In de afgelopen periode van veranderingen zijn we gegroeid in het onderling vertrouwen. Toch vinden we het nog steeds best lastig om ‘dat wat sluimert in de onderbuik’ tijdig naar elkaar te benoemen. We noemen het professioneel ruzie maken. We willen hier graag in doorgroeien als team. We willen graag dat jullie ons hierin begeleiden.

We willen dat opgedane inzichten en handvatten actief verder gebracht (kunnen) worden naar onze medewerkers in de teams. De psychologische onveiligheid die medewerkers (hebben) ervaren door alle veranderingen willen we constructief ombuigen. Waardoor er (zelf-)vertrouwen, ruimte voor initiatief, verantwoordelijkheid en persoonlijke ontwikkeling ontstaat.

Aanpak

We zijn gestart door aan de slag gegaan met de twee eerste disciplines die nodig zijn om een gezonde organisatie | doorpakken in teamwork te creëren: 1.) hechtheid creëren in het leiderschapsteam en 2.) helderheid creëren. Insteek van de sessies was om actief met elkaar aan de slag te gaan. En om te komen tot relevante inzichten en gerichte acties die naar de medewerkers in de teams worden doorgezet. Een overzicht van de behandelde thema’s

Sessie 1                               Wat betekent teamwork en wat vraagt het van een ieder | Groeien in (zelf-)vertrouwen

Sessie 2                               Hoe creëer en hou je focus en aandacht op het collectieve resultaat | Ruimte creëren voor constructieve conflicten

Sessie 3                               Opbrengsten van de sessies bespreken en delen met de concerndirecteur

Het verloop

De eerste sessie | startte met een aftrap door onze concerndirecteur, een verdiepende kennismakingsvorm en een check-in met de vraag ‘wat gun jij dit team?’ Na de aftrap vertrok hij en zijn we met elkaar op onderzoek gegaan in hoeverre de 3 vooronderstellingen voor teams op ons van toepassing zijn én gevoeld worden (1. Iedereen is uniek & gelijkwaardig / 2. het geheel is meer dan de som der delen / 3. We hebben continu aandacht voor vertrouwen en resultaat). Dit leidde al tot een zinvol en open gesprek.

Na een ervaringsgerichte introductie op het teamworkmodel zijn we aan de slag gegaan met de constructieve- en destructieve bijdrage van ieder teamlid aan teamwork. We gaven elkaar op een eerlijke en directe wijze feedback. Dit werkte verhelderend en verbindend. Conclusie ‘het is respectvol om scherp naar elkaar te zijn’. Tot slot voerden we aan de hand van een prikkelende werkvorm een gesprekken met elkaar over de kwaliteit van onze onderlinge relaties. Ieder benoemde wat hij/zij nodig heeft (behoefte) heeft van de ander. De sessie werd afgesloten met inzichten en 3 gerichte doorpakacties om het teamwork in de praktijk verder te versterken en naar de werknemers te brengen.

De tweede sessie | na een check-in met als centrale vraag ‘wat gun je dit team?’ zijn we begonnen met de doorpakacties en de opbrengsten daarvan. We hadden in de tussentijd gemerkt dat er meer onderling begrip was ontstaan en dat we elkaar makkelijker opzochten. ‘Ook in de teams zijn al mooie gesprekken gevoerd’. Tijdens onze eigen overleggen zijn we bovendien in staat geweest om beter door te vragen en tot de kern te komen van thema’s op de agenda. We zijn daarna gaan kijken naar hoe we focus en aandacht houden voor het collectieve resultaat vanuit de vragen ‘waar willen we professioneel ruzie over maken?’ en ‘hoe en door wat laten we ons afleiden’.

Het was inzichtgevend om te merken dat we toch allemaal onze eigen focus hebben en ieder iets anders nodig hebben om focus te krijgen en houden. Mooi om dit scherp en expliciet te maken en te bespreken. Actie: Werk aan de winkel om dit scherp(er) te krijgen met elkaar. En ook om hierin helderheid en steun te vragen van onze directie. Tot slot hebben we met behulp van de CVI scherper gekregen hoe we ieders energie kunnen inzetten om focus en aandacht te creëren en ieders positieve bijdrage te benutten.

De derde sessie | was gericht op het bespreken van de opbrengsten. De concerndirecteur sloot halverwege de ochtend aan en hoorde aan wat de ervaringen en opbrengsten waren. Hiertoe hadden we in het eerste gedeelte een flapover gemaakt met thema’s om te bespreken. Het werd een oprecht gesprek, dat vanuit kwetsbaarheid en met het nodige ongemak gevoerd mocht worden. Het leidde tot het inzicht en actie dat het gesprek een vervolg moest krijgen op een ander moment. Met als insteek om de thema’s verder uit te diepen en om waar nodig tot heldere besluiten en opvolging te komen.

Conclusie die tijdens de sessies gedaan werd: professioneel ruzie maken dekt de lading niet. Het gaat ons om hoe je met elkaar constructieve conflicten (lees; behoeften) bespreekbaar maakt.

Resultaten (klant aan het woord)

Het grootste resultaat wat we behaald hebben, vind ik wel dat we echt het gesprek met elkaar aangegaan zijn. Het mocht best ongemakkelijk zijn. We zijn tot de ontdekking gekomen dat we op sommige onderwerpen heel verschillend naar de materie kijken. Dat inzicht heeft tijdens en na ons traject geholpen om beter met elkaar in gesprek te komen over dat wat er echt toe doet. En ook heeft het als bijeffect gehad dat we veel scherper zijn geworden in de afspraken die we maken.

Als team heeft het ons bij elkaar gebracht. We hebben gemerkt dat dit onderhoud nodig heeft, dus we zetten in op onderhouden en verder ontwikkelen. – Gerdien Tiesinga (Manager Sociaal Domein)