3 redenen om belangrijke besluiten mondeling te communiceren

Als directeur, bestuurder (leidinggevende) sta je regelmatig voor het nemen van belangrijke besluiten. Denk aan een reorganisatie, koerswijziging en strategische of tactische keuzes die impact hebben op teams en individuen. Hoe je deze besluiten communiceert, is net zo belangrijk als het besluit zelf. Mondelinge communicatie, persoonlijk of in teamverband is hierbij essentieel. Waarom.

1. Directe verbinding en vertrouwen

Mondeling communiceren creëert een persoonlijke verbinding. Medewerkers voelen zich serieus genomen wanneer ze belangrijke informatie rechtstreeks van hun leidinggevende horen. Het geeft ruimte voor nuance, toont betrokkenheid en versterkt het vertrouwen in de leiding. Zeker bij ingrijpende besluiten is het cruciaal om niet alleen te informeren, maar ook te laten zien dat je beschikbaar en aanspreekbaar bent.

2. Mogelijkheid tot interactie

Bij mondelinge communicatie is er direct gelegenheid voor vragen, feedback en toelichting. Onzekerheden of misverstanden kunnen meteen worden weggenomen. Dit voorkomt dat speculaties of geruchten de overhand krijgen. Door ruimte te bieden voor dialoog, creëer je draagvlak en begrip ook als het besluit niet voor iedereen positief uitpakt.

3. Sturing op toon en context

De manier waarop je iets zegt, maakt een wereld van verschil. Non-verbale signalen, stemgebruik en timing zorgen ervoor dat de boodschap op de juiste manier overkomt. Een schriftelijke boodschap mist deze context, waardoor intenties anders geïnterpreteerd kunnen worden dan bedoeld. Dit vergroot de kans op onrust of weerstand.

Risico’s van uitsluitend schriftelijke communicatie

Er zijn meerdere risico’s te bedenken. Hieronder hebben we er een aantal opgesomd:

• Verlies van vertrouwen; medewerkers kunnen zich buitengesloten of overvallen voelen.

• Misverstanden; de toon en intentie van het besluit kunnen verkeerd worden geïnterpreteerd.

• Onnodige onrust; bij gebrek aan ruimte voor vragen ontstaat sneller onzekerheid of weerstand.

• Afnemend draagvlak; medewerkers voelen minder betrokkenheid bij het besluit.

Kortom, als leider doe je er goed aan om bij belangrijke besluiten niet te kiezen voor gemak, maar voor impact en die maak je het grootst door je boodschap persoonlijk te brengen.

Welke stappen kun je volgen om impact te creëren

1. Voorbereiding: wees duidelijk over de kernboodschap en anticipeer op mogelijke reacties.

2. Kies het juiste moment en kanaal: bepaal of een teamoverleg of een persoonlijk gesprek het meest passend is.

3. Wees transparant en eerlijk: geef inzicht in het waarom van het besluit.

4. Creëer ruimte voor vragen: geef medewerkers de kans om te reageren en stel jezelf beschikbaar voor vervolgvragen.

5. Volg schriftelijk op: vat de boodschap later kort en feitelijk samen per mail of document voor de volledigheid.