In 5 stappen functioneel leidinggeven aan de (corona)crisis in jouw team
Afgelopen donderdag 12 maart was het moment waarop de Corona-crisis zich officieel manifesteerde in Nederland. Premier Rutte hield ’s middags een persconferentie, waarin hij als leider communiceerde over corona in Nederland, de betekenis ervan duidde én vervolgens de eerste stevige maatregelen aankondigde.
Maatregelen die enorme gevolgen hebben voor individuen, teams, organisaties, branches en dus voor Nederland in z’n geheel. Wat de gevolgen zullen zijn, kunnen we nog niet in volle omvang overzien. Nu er een volledige ‘lock down’ aan lijkt te komen gericht op social distancing (volledig vermijden van fysiek contact) wordt leidinggeven nog belangrijker. Premier Rutte heeft een enorme crisisstaf achter zich die hem adviseert, welke stappen hij hierin kan zetten.
Hoe blijf jij leidinggeven?
Hoe ga jij op een goede manier leidinggeven aan jouw team of organisatie in deze tijd? In deze blog laten we jou in 5 stappen zien hoe je dit tijdens een crisis doet.
We gaan ervan uit dat je een goed werkend kanaal/middel hebt van waaruit je met elkaar aan de slag kunt. Van daaruit zijn de volgende 5 stappen heel ondersteunend.
Stap 1: Starten met leidinggeven (van vertrouwen en rust, naar aandacht en focus)
De meest wezenlijke stap om tot een kwalitatief goed overleg te komen is een goede start. De bedoeling is om ervoor te zorgen dat jouw teamgenoten vanuit rust en vertrouwen, met aandacht en focus kunnen overleggen. De ervaring leert dat dit veelal niet aan de orde is. In deze tijd van thuiswerken heb je misschien zorgen, weet je niet precies wat jouw rol is, of wat je te doen staat. Er lopen kinderen rond, de internetverbinding kan slecht zijn of andere zaken leiden je af. Een aantal praktische tips om op te starten:
- Kennismaken –> wie ben je (als je elkaar nog niet kent) en hoe is het met iedereen?
- Rollen –> wie is waarvan en klopt het dat je deelneemt aan dit overleg?
- Opdracht –> wat is de gezamenlijke opdracht?
- Procedures –> hoe overleggen we? (voorzitter, tijd, voortgang acties, procesafspraken)
Stap 2: Opvolging leidinggeven (samen een hoge prestatiestandaard creëren)
Deze stap gaat over scherpte, urgentie en verantwoordelijkheid creëren. Loop na het starten de besluiten en afgesproken acties door uit het vorige overleg. Het idee is dat je elkaar ondersteunt en naar een hoger niveau brengt. En dat doe je door de besluiten-/actielijst stap voor stap te doorlopen. Vraag door op de vraag of de actie is uitgevoerd? Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling om elkaar af te straffen. Wél om elkaar aan te spreken, in plussen en minnen.
Stap 3: Beeldvorming leidinggeven (naar de waarheid)
Insteek van deze stap is om samen te zoeken naar de waarheid. Vorm een gezamenlijk en feitelijk beeld van de situatie. Het is handig om op voorhand een aantal vitale thema’s vast te stellen die voor jouw team of organisatie belangrijk zijn. Neem bijvoorbeeld de thema’s uit het boek ‘Scaling up’ van Verne Harnish: Mensen, Strategie, Uitvoer, Cashflow. Om de stap beeldvorming succesvol te kunnen doen is het belangrijk om te zorgen dat iedereen informatie kan inbrengen en dat je elkaar aanvult (i.p.v. herhaalt). Daarnaast is het belangrijk om elkaar uit te nodigen om kritisch te zijn. Krijg de feiten scherp en filter de aannames eruit. Maak de beeldvorming voor alle thema’s af, voordat je naar de volgende stap gaat.
| Tijd | Thema 1 | Thema 2 | Thema 3 |
| Beeldvorming | |||
| Oordeel / knelpunten | |||
| Besluit (acties) |
Stap 4: Oordeelsvorming (denken in mogelijkheden en zeggen wat je vindt)
In deze stap kijk je per thema wat de knelpunten zijn waar je als team iets mee moet vanuit jouw rol/opdracht. De essentie in deze stap is om vast te stellen wat prioriteit heeft en in een kritisch en open gesprek te komen tot een juiste oordeelsvorming. De vraag die daarbij hoort per knelpunt is “Wat is er mogelijk om tot een gepaste oplossing te komen voor het betreffende knelpunt.” Het vraagt van jou als crisisvoorzitter om teamgenoten de ruimte te bieden, mee te laten denken in mogelijkheden en daarnaast kritisch te blijven op haalbaarheid.
Stap 5: Besluitvorming (je committeren aan heldere besluiten)
Tot slot wil je het digitale crisisoverleg verlaten met heldere en éénduidige afspraken, waaraan je jezelf kunt en wilt committeren. Op basis van de geprioriteerde knelpunten kom je met elkaar tot een besluit en daarmee tot acties. Als leidinggevende heb je op een aantal zaken te letten:
- de beste argumenten zijn leidend, niet de grootste mond of meest aanwezige
- stel 5-10 minuten voor het einde de vraag ‘wat zijn de besluiten die we namen’
- maak de besluiten visueel; dit kan perfect als je digitaal werkt en je je scherm kunt delen
- spreek af dat je binnen 24 – 48 uur na het overleg iedereen hebt geïnformeerd (bij voorkeur persoonlijk –> telefonisch of via een conference call)
Hans Kets
Wil je sparren over ‘doorpakken in teamwork tijdens een crisis’? Neem contact op via hans@doorpakbv.nl. Start met leidinggeven!
